logotype
 
There is no human Leader, there is no human power capable of opening the door to conquer or dominate my heart, neither with cleverness nor with violence.      J. M. Arizmendiarrieta. Reflections. p. 46

Procedura wykorzystania narzędzia Open NonProfit Index

1. Przedstawienie pracownikom i członkom koncepcji prowadzenia dialogu 

Celem dialogu organizacyjnego jest poznanie prawdy o organizacji, po to aby  zmienić funkcjonowanie organizacji na lepsze. Element badawczy połączony jest z praktycznymi działaniami zmierzającymi do zmian. Badania i wnioski z nich są jednocześnie weryfikowane przez te zmiany, jeśli zmiany w organizacji nie nastąpiły, lub nie następują w oczekiwanym tempie, wraca się do samych badań i szuka się jeszcze głębszej prawdy o organizacji.  Tak więc badania i interwencja w organizacji mają charakter cykliczny i zaproszone są do nich wszystkie zainteresowane osoby. 

Dialog organizacyjny oparty jest na paradygmacie badań partycypacyjnych (co-operative inquiry). Główną ideą badań partycypacyjnych jest badanie “z” ludźmi , a nie “na” ludziach. Upodmiotowienie osób badanych w tym podejściu jest całkowite. Podkreśla się, aby wszyscy czynni uczestnicy badań byli zaangażowani w podejmowanie decyzji dotyczących badań jako współprowadzący te badania. Dotychczasowe praktyki badawcze sprawiają, że co rusz podejmujemy decyzje niezgodne z duchem uczestnictwa. Ale należy pamiętać, że  proponowane prowadzenie badań jest spójne z zasadą pełnej partycypacji. Badania partycypacyjne tworzą cykl badawczy między czterema rodzajami wiedzy: wiedzą wnioskowaną (propositional knowing) (jak we współczesnej nauce), wiedza praktyczną , wiedzą doświadczeniową, i wiedzą przedstawieniową (wyrażaną różnymi dziełami sztuki). Proces badawczy przechodzi przez te 4 rodzaje wiedzy w każdej cyklu, jednak z coraz głębszym rozumieniem i umiejętnościami uczestników w każdym kolejnym cyklu.

Jeśli przedstawione informacje nie wystarczą, można wykorzystać gotową prezentację opracowaną przez TDRS.

2. Przedstawienie podstaw modelu diagnostycznego.


Analogicznie do badań medycznych zakładamy, że możliwe jest opisanie zdrowej organizacji. Wprawdzie wieloma rzeczami organizacje się różnią od siebie, ale istnieją też cechy elementarne do których należą szacunek dla każdej osoby ludzkiej, uznanie zasady współdecydowania każdej osoby o sprawach, które jej dotyczą. Uznanie dla wolności każdej osoby i jej rozwoju przez całe życie (założenia personalistyczne). Aby zapewnić spełnienie tych górnolotnie brzmiących zasad w organizacjach muszą istnieć bardzo proste systemy organizacyjne. O nie to w znacznej mierze pytamy w naszym kwestionariuszu. Mówiąc najbardziej obrazowo – kwestionariusz jest rodzajem opisu idealnej organizacji, a osoby badane de facto odpowiadają jak daleko ich organizacja jest od tego wzorca. 

Kwestionariusz dotyczy 7 obszarów tematycznych, z których każdy kolejny dzieli się na 3-4 tematycznych grup pytań. Obszary działania organizacji objęte dialogiem organizacyjnym to:

Przywództwo

Zaufanie do liderów

Kompetencje lidera

Informacja zwrotna

Wzajemny szacunek

 

Operacje

Relacje z beneficjentami

Procesy organizacyjne

Transparentność

Samodzielność osób

 

Rozwój organizacji

Poprawianie procesów

Wiedza partycypacyjna

Innowacje

Wspieranie rozwoju

 

Współpraca

Systemy komunikacji

Relacje ze współpracownikami

Relacje wewnętrzne

Zaufanie do współpracowników

 

Procesy pomocnicze

Wynagrodzenia

Finanse

Rekrutacja

 

Odpowiedzialność organizacji i osób

Niezależność organizacji

Strategia

Odpowiedzialność

Relacje z otoczeniem

 

Osoby w organizacji

Atmosfera organizacji

Zadowolenie

Samorealizacja

Identyfikacja z organizacją


Jak widać z powyższego zestawu grup pytań, diagnoza obejmuje całość funkcjonowania organizacji. Udział wszystkich członków i/lub pracowników w badaniach pozwoli wybrać najbardziej newralgiczne punkty, wymagające bardziej szczegółowego omówienia. 


 

3. Podjęcie decyzji o rozpoczęciu dialogu organizacyjnego i ustalenie ram czasowych projektu.

  1. Przedstawienie podstawowych zasad organizacyjnych dialogu:

  2. Pełnej równości wszystkich osób związanych z organizacją do wypowiadania się.
  3. Zaakceptowania zasady konsultacji metody i przebiegu dialogu ze wszystkimi zainteresowanymi.
  4. Zaakceptowania ścisłego trzymania się ram czasowych, aby dialog był przewidywalny w czasie.
  5. Zasady zgody na otrzymywanie ponawianych przypomnień związanych z udziałem w dialogu.
  6. Zostaje wybrana osoba, która zajmie się koordynacja i organizacją przebiegu badania.
  7. Organizacja może zmienić powyższe zasady, dodać lub zrezygnować z jakiejś może mieć to jednak skutki dla prowadzenia dialogu, które warto przedyskutować.

 

4. Konsultacja narzędzia i dostosowanie go do specyfiki organizacji.


  1. Po wspólnym podjęciu decyzji o udziale w projekcie, generowana jest wersja robocza kwestionariusza, która jest upubliczniona do wglądu pracowników na okres jednego tygodnia. Upublicznienie może mieć jedną z poniższych norm:
  2. Wywieszenie kwestionariusza na tablicy ogłoszeń w siedzibie organizacji,
  3. Udostępnienie kwestionariusza w wersji pdf
  4. Udostępnienie kwestionariusza na specjalnej stronie internetowej przygotowanej dla organizacji. 
  5. Pracownicy i członkowie  otrzymują pięć dni na wniesienie uwag do kwestionariusza.

  6. Wszystkie uwagi zostają zebrane i w miarę możliwości uwzględnione przez osobe koordynującą proces, a kwestionariusz poprawiony. Jeśli jakieś uwagi nie zostały uwzględnione, przyczyny tego także są wyjaśnione wnioskodawcom. W szczególności poprawki mogą dotyczyć zmiany ogólnych określeń na bardziej specyficzne:
  7. określenie „nasza organizacja” i „organizacja”  może być zastąpiona nazwą własną organizacji lub jej specyficzną formą prawną, np. fundacja, stowarzyszenie, towarzystwo, 
  8. określenie „pracownik” może być zastąpiony określeniem stosowanym w danej organizacji, np. „instruktor”, „wychowawca” itp.
  9. określenie „przełożony” może być zastąpiony określeniem stosowanym w organizacji np.: „koordynator”, „zastępowy”, „kierownik projektu”,
  10. określenie „członek” może być także zastąpione określeniami stosowanym w organizacji, np.: „harcerz”, „wolontariusz”, „pomocnik”, „brat”



 

5. Przeprowadzenie badań i dyskusja nad propozycją dalszych działań


  1. Pracownicy dostają link (lub wersje papierową) kwestionariusza i mają w ciągu 10 dni roboczych wypełnić kwestionariusz. 

  2. Po 10 dniach od zakończenia badania, organizacja otrzymuje wygenerowany raport, podsumowujący wyniki oraz prezentację, która służy jako narzędzie do wspólnej dyskusji nad wynikami. Uczestnicy badania mają 5 dni na spisanie wniosków i przygotowanie się do dyskusji nad wynikami. W raporcie zaproponowane będą propozycje dalszych działań doradczych.

  3. Dyskusja nad raportem i wynikami. W małych organizacjach do 20 osób, możliwa jest wspólna dyskusja w trakcie jednego (lub kilku)  spotkania. W organizacjach dużych konieczne jest wybranie prowadzących dyskusję i kaskadowe przeprowadzenie dyskusji w około 12 osobowych grupach. Najpierw na najniższym szczeblu, a potem w kolejnych grupach przedstawicieli podstawowych grup, itd aż do najwyższego szczebla.

  4. Wnioski z dyskusji, każdy powinien wziąć pod uwagę na swoim stanowisku pracy. Innymi słowy każdy wniosek powinien znaleźć swojego “właściciela”. Przy czym właścicielami niektórych wniosków mogą być wszyscy pracownicy lub członkowie. Wnioski, do których nikt nie chce się przyznać, należy na drodze negocjacji przydzielić wybranym osobom. 

  5. Do wyników badań organizacja powinna wracać w odstępach co najmniej 3 miesięcy i “właściciele” wniosków powinni zrelacjonować swoje postępy we wdrażaniu w życie podjętych postanowień. Badanie kwestionariuszowe powinno być powtarzane w organizacji co około rok. 

  6. Badania, oparte są na założeniu o konieczność zwiększenia podmiotowości pracowników. Zachęcam do zapoznania się z książką „Pełna partycypacja w zarządzaniu” autorstwa Stockiego, Prokopowicza i Żmudy.